2005 年4月1日制定
2022 年4月1日改定

個人情報保護ポリシー

大阪市北区堂島1丁目6番 20 号
堂島アバンザ管理株式会社
代表取締役社長 渡邊 一功

当社では、お客様から信頼いただけるビル管理会社を目指すため、個人情報の取扱いに関する方針を定め、お客様からお預かりしている大切なプライバシー情報の適正な管理・利用と保護に努めてまいります。
また、適正な個人情報保護を実現するため、この方針を維持、継続的に改善してまいります。

1.当社が保有するお客様情報
➀当社は、当社が受託管理するビルの入居者・入居希望者、入館者、その他関係者(以下総称して「お客様」といいます。)から受領した、申込書・契約書その他の書面に記載された個人情報(法人の代表者名を含みます。以下「お客様情報」といいます。)を保有いたします。
➁お客様情報には、当社のデータベースに登録されるものがあります。当社データベースに登録されるお客様情報とは、例えば、お客様との申込書もしくは契約書その他の書面に記載された個人情報、契約の履行に伴い発生する入金・出金情報、その他の情報をいいます。

2.関連法令等の遵守及び継続的な見直し お客様情報については、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)その他関連法令等を遵守し、適正に取り扱うとともに、当社の取組みにつきましても有効かつ適切な運用が持続的にされるよう、適宜見直し、改善してまいります。

3.利用目的
お客様情報は、当社の事業活動等の必要に応じ、以下の目的のために利用します。
① ビル管理業務及びビル管理委託(施設内における設備・警備・清掃・駐車場・デリバリー等業務)
② 管理受託ビルの賃貸借業務(各種申込、契約締結、及び契約維持に必要となる業務)
③ その他ビル管理に関連・付随する業務

4.情報の管理
お客様情報を正確かつ最新の内容を保つよう努めるとともに、個人情報が漏えい、滅失、毀損等しないよう、「個人情報保護法」等に基づき次のような必要かつ適切な情報セキュリティ対策等、安全管理・監督措置を講じます。
① 個人情報保護ポリシーの策定および公表
② お客様情報の取扱い及びシステムに関する規程の策定、整備および周知徹底
③ 組織体制の整備および規定に則った情報の取扱い
④ 定期的な役員・従業員教育を通じた情報取扱ルールの徹底およびルール遵守状況の定期点検
⑤ 情報を取り扱う機器・電子媒体等の盗難等の防止のための対策実施
⑥ 社外からの不正アクセス対策としてファイアウォール設置、社内でのデータアクセス制限・ログの取得
⑦ 再委託先を含む業務委託先に対する監督・点検の実施

5.情報の第三者提供
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様情報を第三者に提供いたしません。
① あらかじめお客様の同意がある場合
② 利用目的の達成に必要な範囲内において業務委託先等に提供する場合
③ その他法令等に基づきお客様情報を提供することが認められている場合

6.情報の開示・訂正・利用停止・消去
お客様から自身に関する情報の開示・訂正・利用停止・消去の依頼があった場合は、本人であることを確認した上で、速やかに対応いたしますので下記の「当社個人情報受付窓口」までご連絡ください。なお、回答は郵送、またはメールに電子ファイルを添付する方法とします。

7.個人情報に関するお客様申出先
お客様からの個人情報の取り扱いに関するお申し出については、当社個人情報受付窓口で適切に対応いたします。

【当社の個人情報ご相談窓口】
堂島アバンザ管理株式会社 お客様情報係
TEL 06-6343-3636(営業時間:平日9時~17 時)
E メールアドレス:dojima@avanza.co.jp

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